Informativni referentni dokumenti su najvažnija komponenta savremenog kancelarijskog rada. To su najčešće dopunjena prepiska institucija i preduzeća bilo kojeg oblika vlasništva.
Značenje i karakteristike
Informacije i referentni dokumenti prvenstveno imaju ulogu pomoćnog posrednika u odnosu na druge radne dokumente kadrovske politike. Oni nisu obavezni i ne sadrže uputstva, već samo pružaju informacije o stvarnom stanju u preduzeću, izveštavaju informacije koje služe kao osnova za donošenje odluka i izradu naloga. Informativni referentni dokumenti imaju posebnu osobinu, koja se sastoji u njihovoj smjerničnosti u kontrolnom sistemu odozdo prema gore, tj. Od običnog specijaliste do šefa odeljenja, od glave do zamenika direktora ili direktno generalnom direktoru. Ali postoje izuzeci, na primer, korespondencija (pismo službe, telegram, e-mail, itd.) Služi za razvoj komunikacija između zaposlenih sa jednakim obavezama.
Klasifikacija po vrstama
Referentni i informativni dokumenti imaju mnoštvo varijanti, uključujući: reference i izvještaje, sažetke, radnje i preglede, objašnjenja i pisma, telegrame i telefonske poruke. Njihov primalac može biti i unutrašnji i spoljni. Dakle:
• referentna dokumentacija označava radove sa individualnim karakterom koji se izdaju na jednokratnom zahtjevu i odnose se samo na jednog zaposlenog;
• izveštavanje i referenca određuje specifična periodičnost prenosa na adresu i dostupnost određenih standardnih obrazaca, frekvencija može biti kvartalna, godišnja, nedeljna;
• analitički se izdaje kako na pojedinačnim (jednokratnim) tako i na periodičnim (redovnim) zahtevima, ima konsolidovanu prirodu, služi za prikupljanje opštih informacija.
Unifikacija dokumenata
Sastav, struktura i postupak registracije upravljanja informacijom utvrđuju se na svakom preduzeću pojedinačno u regulatornim aktima kadrovske politike. Međutim, obavezno je donijeti sve dokumente u određenu uniformnost u sastavu i obliku. Objedinjavanje dokumenata je uspostavljanje optimalne uniformnosti formata, prikupljanja i fiksiranja rekvizita. Objedinjeni su poslovni radovi kreirani jedinstvenim standardima i pravilima, koji sadrže sve potrebne informacije za donošenje odluka. Informativni i referentni dokumenti nisu izuzetak i takođe su predmet standardizacije. Sprovođenje unifikacije je neophodno u cilju pojednostavljenja i poboljšanja kvaliteta rada sa dokumentima, pojednostaviti proces njihovog pretraživanja, pripreme i izvršenja, tipizirati forme, smanjiti složenost obrade i razviti progresivne metode i smanjiti listu korištenih. Uputstvo o organizaciji i kontroli unifikacije dodeljeno je matičnoj organizaciji za koordinaciju i upravljanje USD i OCSE.